Inleiding:
Om automatisch artikelen uit TOPdesk te importeren, geeft je jouw TOPdesk-gegevens op en wij synchroniseren de artikelen elke nacht of je kunt deze handmatig synchroniseren. In dit artikel leggen we uit hoe TOPdesk gesynchroniseerd kan worden.
Inhoudsopgave:
- Stappenplan
- Kennisbank onderhouden
- Kennisartikelen maken
Stappenplan:
- Stap 1: Eerst dienen we via TOPdesk een wachtwoord te genereren, een "application password". Om de kennisbank uit TOPdesk te synchroniseren in Bots, is het belangrijk om te weten dat de credentials die voor de synchronisatie worden gebruikt een in TOPdesk gegenereerd "applicatiewachtwoord" is.
Dit wachtwoord hebben we nodig voor de TOPdesk Configuration in Bots. De TOPdesk configuratie vind je aan het linkerkant onder Integrate.
- Stap 2: Deze "applicatiewachtwoord" kan gegenereerd worden in TOPdesk via Open user menu -> Settings en dan Add application passwords.
Let op! Deze wachtwoorden hebben een vervaldatum, zorg ervoor dat je die in de gaten houdt! Gebruik het gegenereerde applicatiewachtwoord in OBI Bots en synchroniseer de kennisbank.
-
Stap 3: De content dient bijgehouden te worden in TOPdesk zelf. De integratie importeert dagelijks nieuwe content vanuit TOPdesk, of overschrijft bestaande content. De status Published of Unpublished van de geïmporteerde inhoud blijft intact.
Kennisbank onderhouden
Als je eenmaal de kennisbank gesynchroniseerd hebt, is het belangrijk dat de inhoud van de kennisbank binnen TOPdesk beheerd moet worden. Er bestaat ook een mogelijkheid om binnen het OBI Bots platform een kennisbank-artikel aan te maken.
-
Stap 1: Als een artikel wordt aangemaakt binnen het OBI Bots platform, kun je deze synchroniseren met Topdesk via de knop Sync TOPdesk op de pagina Integrate of op de pagina Knowledge.
- Stap 2: Deze knop activeert alleen een synchronisatie van OBI Bots naar TOPdesk. Het synchroniseren van artikelen vanuit TOPdesk naar OBI Bots gebeurt dagelijks 's nachts automatisch of synchroniseer handmatig door te klikken op 'Sync TOPdesk'.
Kennisartikelen maken
- Stap 1: Gebruikers kunnen in TOPdesk kennisartikelen maken en beheren via het Dashboard via het TOPdesk menu.
- Stap 2: Kennisartikelen kunnen worden bewerkt via het Explorer menu.
- Stap 3: Wanneer deze kennisartikelen worden gesynchroniseerd met Bots, dient de indeling en volgorde hetzelfde te zijn. Voorbeeld: de startpagina IT valt onder de categorie IT in Bots.
Stap 4: De kennisartikelen van TOPdesk zullen synchroniseren met de volgende informatie:
|
BOTS |
TOPDESK |
| Title | Title |
| Category | Section |
| Keywords | Keywords |
| Body | Content |
TOPdesk >< TOPdesk
Bots >< Bots
- Stap 5: Dit is hoe het kennisartikel zal worden weergegeven in de chatwidget.