Nieuwsbrieven

Een nieuwsbrief is een periodieke e-mail naar een vaste set ontvangers (bijvoorbeeld jouw collega's) om ze te informeren over de data in een rapport. Om een nieuwsbrief te versturen heb je een aantal dingen nodig: een rapport en een ontvangers-lijst met e-mailadressen. 

In dit artikel leggen we de volgende onderdelen uit:

• Een nieuwe nieuwsbrief plannen
• Een template voor jouw nieuwsbrief maken

Een nieuwe nieuwsbrief plannen

Stap 1: Navigeer naar de module 'Media Monitor' en kies voor 'Nieuwsbrieven' links in het menu. Klik hierna op 'Plan Nieuwsbrief'. Selecteer het betreffende Rapport en geef je nieuwsbrief een Titel.
Let op! Je kunt maar een Rapportage tegelijkertijd selecteren. Als je meer nieuwsbrieven wilt maken, maak dan een aparte nieuwsbrief aan. 

Stap 2: Je kunt ervoor kiezen om de nieuwsbrief met de inhoud van het rapport te ontvangen of een e-mail met het rapport in PDF. Let op! Je kunt ook beiden kiezen, maar dan ontvang je twee verschillende e-mails.

Bij 'Content' kan je de keuze maken uit 'Nieuwsbrief', 'PDF' of 'met aangepaste template'. Voor het versturen van een aangepaste template, verwijzen we je door naar het volgende hulpartikel: Nieuwsbrief Editor.

Bij 'Selecteer lokalisatie' is het mogelijk om de lokalisatie in nieuwsbrieven te selecteren. Deze keuze heeft invloed op de opmaak van datums en getallen in je nieuwsbrief. Je kunt kiezen uit Nederlands, Engels, Duits of Frans.



Bij 'Geef het maximaal aantal woorden per bericht op' is het mogelijk om de leesbaarheid te verbeteren door het maximale aantal woorden per artikel dat wordt ontvangen in een nieuwsbrief aan te passen.

Stap 3: Bij 'Frequentie' selecteer je een dag en tijd waarop de nieuwsbrief naar de geselecteerde ontvangers wordt verzonden. Vergeet niet optie 'Maak e-mail herhalend?' om een dagelijkse/wekelijkse nieuwsbrief aan te maken. 

Stap 4: Bij 'Ontvangers' vul je de e-mailadressen in van de ontvangers van de nieuwsbrief.

Let op! Scheidt de e-mailadressen met een komma! Door op het '+' symbool te kikken kan je meer ontvangers toevoegen. 

Voeg een 'Notitie' toe aan je nieuwsbrief met een publieke link naar je rapportage. Navigeer naar je Rapportage, klik op 'Delen' en selecteer 'Publieke URL'. Kopieer de link en verkort deze indien nodig. Bijvoorbeeld: 'Hier is de wekelijkse nieuwsbrief met weerupdates! Bekijk de rapportage hier: https://xx.nl/xx'

Met een publieke URL in de notitie kunnen ontvangers gemakkelijk de rapportage bekijken zonder in te loggen. Handig toch?

Stap 5: Bekijk in de 'Preview' nog goed of alles klopt! Zie je toch iets wat niet correct staat? Klik dan op 'Bewerk' om deze aan te passen. Klik op 'Nieuwsbrief maken' om je nieuwsbrief te maken!

Een template voor jouw nieuwsbrief maken

Met de handige nieuwsbrief editor kun je eenvoudig een goede en responsive nieuwsbrief template maken in jouw huisstijl of die van jouw klant. Upload je eigen huisstijl­kleuren, logo, contact­gegevens en social media links. Ook kun je zelf de buttonkleuren, titelkleuren en achtergrondkleuren bewerken.

De nieuwsbrief editor is te vinden bij 'Nieuwsbrieven' in de Media Monitor. Als je op 'Nieuwsbrieven' klikt aan de linkerkant en vervolgens rechtsbovenin op de knop 'Bewerk template', kom je in de nieuwsbrief editor terecht. 

Je werkt vanuit een standaard template, we bespreken de volgende onderdelen van dit template:

• Waar bestaat het standaard template uit?
• Hoe pas ik het standaard template aan?
• Geavanceerde aanpassingen aan het template

Waar bestaat het standaard template uit?

Om met een juiste basis template te beginnen, hebben wij een standaard template in de nieuwsbrief editor gezet. Dit template kun je uiteraard geheel aanpassen naar wens. Hier lees je hieronder meer over. 

In het standaard template hebben we rekening gehouden met de volgende elementen:

• Een header waarin het logo + datum van de nieuwsbrief wordt getoond
• De titel en eventueel notities van de ingestelde nieuwsbrief
• De titel van de zoekopdracht en de bijbehorende berichten
• Per bericht tonen we ook de titel, publicatiedatum, inhoud, auteur en bron, het sentiment en het bereik van het bericht
• Link naar het rapport waaraan de nieuwsbrief is gekoppeld
• Afmeld optie

Alle gele vlakken zijn parameters en worden automatisch ingevuld met de juiste data. Voor het template is het belangrijk dat de parameters op de juiste plek worden gezet, zodat het systeem weet waar jij de informatie getoond wil hebben. Zo is het ook mogelijk om bepaalde parameters niet te laten zien. Wellicht is het automatisch sentiment een minder belangrijk onderdeel in een nieuwsbrief en zou je dan ook niet willen tonen. Is het dus mogelijk om die weg te halen zodat die ook niet wordt getoond. 

Hoe pas ik het standaard template aan?

In de Media Monitor staat al een standaard template ingesteld. Dit template kun je aanpassen naar de eigen huisstijl van jullie organisatie. Alle elementen, zoals het logo, kleuren en lettertypes, in het template zijn aanpasbaar. Klik op het element dat je wil aanpassen en vervang het met het nieuwe element. 

Afbeeldingen aanpassen
Klik op het OBI4wan logo en vervolgens opent links in het scherm de instellingen van de afbeelding. Klik naast 'image' op 'select' om de huidige afbeelding te vervangen.

Het is mogelijk om direct een afbeelding te uploaden, of een externe afbeelding te gebruiken door middel van een URL-link, of een afbeelding te gebruiken vanuit de stock library.

Lettertype aanpassen
Het lettertype kun je aanpassen door op het blok te klikken waar een stuk tekst in staat. Selecteer vervolgens het stukje tekst dat je wil aanpassen. Aan de linkerkant opent de instellingen van dat tekst blok. Hier kun je alle eigenschappen van dat tekstblok aanpassen.

Klik hier voor een Help Center artikel over Web safe fonts en waarom deze belangrijk zijn.

Kleuren aanpassen
Per element (een header, footer, button, etc.) is het mogelijk om de achtergrondskleur aan te passen. Dit is mogelijk door op het betreffende element te klikken en vervolgens de kleur te veranderen aan de linkerkant. 

Geavanceerde aanpassingen aan het template

In de nieuwsbrief editor kun je alle kanten op met het design van jouw template voor de nieuwsbrieven in de Media Monitor. Hierboven hebben we de basis aanpassingen besproken, maar er zijn nog veel meer elementen waarmee je jouw template kunt ontwerpen. 

Aan de linkerkant van de nieuwsbrief editor vind je de instellingen terug. Het instellingen blok is als volgt opgebouwd: 

• Elements
• Content
• Structures
• General

Elements

Hier vind je onderdelen die je nodig hebt om een bericht op te stellen, zoals tekst en afbeeldingen. Een element plaats je altijd in een rij. Deze elementen zijn beschikbaar: 

• Heading (header)
• Text (tekst)
• Image (afbeelding)
• Button
• Social
• Navigation (navigatie)
• Divider (scheidingsregel)
• Spacer (witregel)
• Video
• Timer
• RSS
• Custom

Content

Hier vind je het volgende:

• Standaard formats van blokken die je kunt gebruiken voor het opstellen van je bericht. Zoals een blok met een titel, tekst en button.
• Opgeslagen blokken. Het is mogelijk om zelf blokken te ontwikkelen en op te slaan.

Je ziet het volgende:

• Een zoekbalk. Vind eenvoudig je blokken terug met de zoekfunctie.
• Een dropdown-menu die is als filter werkt. Wil je dat alleen de opgeslagen blokken worden getoond of juist de algemene blokken?
• Een visuele weergave van al je beschikbare blokken.

Structures

Met deze onderdelen bepaal je de structuur van het template. Lees in dit artikel hoe dit precies werkt. 

General

Hier doe je de instellingen die algemeen gelden voor je bericht. Een aantal opties zoals o.a. de kleuren kun je ook nog afzonderlijk per element opmaken indien gewenst.

• Page title: de pagina titel is hetgeen wat getoond wordt in de tab van je browser. Voor de digitale toegankelijkheid van je webpagina is het beter om deze titel aan te passen naar een specifiekere omschrijving. Dat maakt het bijvoorbeeld gemakkelijker om spraak gestuurd van tab te wisselen.
• Template width: standaard staat deze op 600 pixels. Voor e-mail raden wij dit ook aan, zodat je lezer niet van links naar rechts hoeft te scrollen. Maar deze editor gaat op een later termijn ook bruikbaar zijn voor webpagina's. Daar is het gebruikelijk om een grotere breedte toe te passen.
• Font: er is keuze tussen verschillende web safe fonts.
• Text color: geef hier de tekstkleur op van je huisstijl met een HEX-code of gebruik een color picker door op het kleurvlak te klikken.
• Content background color: ook hierbij is standaard de achtergrondkleur wit. Maar je kan elke willekeurige kleur kiezen, zoals lichtblauw:
• Background color: standaard is de achtergrondkleur wit van je bericht, maar je kunt ook een kleur toepassen. 
• Enable background image: zet je het schuifje naar rechts dan krijg je opties voor het instellen van een achtergrondafbeelding. Lees hier meer over onder de kop: Achtergrondafbeelding instellen.
• Link color: een link laten opvallen doe je door deze een andere kleur te geven dan je standaard tekst.
• Link underline: met het schuifje bepaal je of links automatisch worden onderstreept of niet.
• Content padding: dit betekent de ruimte van de content ten opzichte van de achtergrond. Stel je wijzigt de padding boven, dan verschuift de content naar beneden.