Gebruikers

Via het Profielmenu > Instellingen > Gebruikers vindt je de volgende opties die we in dit artikel verder toelichten:

Twee buttons rechtsboven:

• Button: Downloaden
• Button: Nieuw / Nieuwe gebruiker aanmaken, met deze knop voeg je een nieuwe gebruiker toe aan je omgeving (hiervoor heb je wel een bevoegde rol nodig)

Vervolgens zie je in het gebruikersoverzicht per gebruiker rechts de volgende opties:

• Stuur gebruiker nieuwe activatielink
• Bewerken
• Verwijderen
• Toegang

 

Downloaden

Het is mogelijk om je gebruikers te exporteren via een export. Navigeer naar Instellingen > Gebruikers en klik op 'Downloaden' om een CSV-export te downloaden. Deze wordt automatisch opgeslagen in je downloads. In het CSV-bestand vind je 9 kolommen met informatie over je huidige gebruikers, onder andere gebruikersnamen, status (actief/inactief), rolniveau en of ze TFA hebben ingeschakeld of niet.

 

Nieuwe gebruiker aanmaken

 

Klik op ‘+ Nieuw’ om een gebruiker aan de omgeving toe te voegen. De gebruikersnaam is de naam waarmee iemand in de omgeving inlogt, de naam die je in de omgeving terugziet als je een bericht aan een gebruiker wilt toekennen of als caseowner van berichten.

Let op! Het systeem is bij het inloggen hoofdlettergevoelig

Let op! De gebruikersnaam kan niet worden gewijzigd als deze eenmaal is opgeslagen;

Gebruikersinformatie

Onder ‘Gebruikersinformatie’ vul je informatie van de gebruiker in. De velden e-mailadres, voor- en achternaam zijn verplicht.

Als je het vinkje ‘Verstuur een bericht met gebruikersnaam en wachtwoord’ aan laat staan ontvangt de gebruiker twee aparte e-mails met de inloggegevens. In de eerste e-mail staan de gebruikersnaam en de naam van de Engage omgeving. In de tweede e-mail staat een linkje waarmee de gebruiker zijn account kan activeren en een wachtwoord kan instellen. De gebruiker kan inloggen nadat hij/zij de stappen heeft gevolgd. 

Een persoonlijke avatar (profielfoto) wordt gebruikt als er een Live Chat account is gekoppeld. Deze avatar wordt vervolgens in de chat getoond als deze gebruiker de chat beantwoord. 

Rechten

Bij ‘Rechten’ geef je aan met welke rol deze gebruiker gaat werken. Via Instellingen > Rollen maak je nieuwe rollen aan en geef je aan welke rechten een gebruiker krijgt. 

Berichten & Communicatie

Onder ‘Berichten en communicatie’ kun je aanvinken dat je een notificatie ontvangt als je een bericht vanuit webcare aan jezelf toekent. Je ontvangt deze notificatie rechtsboven onder het belletje, via de e-mail en als je een mobiel nummer bij de gebruikersinstellingen hebt ingevuld via een sms. Bij de tweede aanvinkbox krijg je een e-mail als een ingepland bericht op de content kalender (via publiceren) uiteindelijk niet geplaatst kan worden. 

 

Suffix

De suffix velden per platform gebruik je om een afzender in je webcare reactie te plaatsen. Als je bijvoorbeeld een dakje met een voornaam (^Alexander) of initialen (^AR) invult staat dit automatisch in het reactieveld als je op een webcarebericht reageert.

Bij ‘Standaard Twitter account’ en ‘Standaard Facebook account’ geef je aan met welk account je in webcare standaard wilt reageren. Als je de velden leeg laat moet je in webcare zelf een account aanvinken waarmee je een reactie geeft. Let op! Mentions overrulen deze instellingen altijd omdat het gebruikelijk is dat je reageert met het account waar het bericht aan is gestuurd.

De suffix die je instelt per gebruiker wordt getoond als deze gebruiker in webcare op een bericht reageert. Het is een afsluiting/digitale handtekening waarbij je de reactie vanuit je organisatie persoonlijker kan maken door de naam van de medewerker/agent erbij te zetten. 

E-mail versturen

Hier geef je aan op welke manier je de berichten vanuit de webcare-module wilt doormailen.

• Optie 1: Ontvanger kan reageren
  Standaard verstuur je de mail via Spotler Engage. Spotler Engage is de afzender van de mail en de mail is opgemaakt met het bericht dat je doorstuurt, en eventueel met een opmerking die je erbij plaatst. Het is voor de ontvanger mogelijk om op deze mail te reageren.
• Optie 2: ontvanger kan niet reageren
  Voor organisaties met een hoge beveiliging op de e-mail is er een optie om namens Spotler Engage te mailen (noreply@obi4wan.nl). Het is voor de ontvanger echter niet mogelijk om op de mail te reageren.
• Optie 3: vanuit eigen mail e-mail
  Als je ervoor kiest om het via je eigen e-mailclient te versturen, opent als je op het e-mailicoontje klikt het standaard e-mailprogramma dat op je computer staat, bijvoorbeeld Outlook. In de mail is de link naar het bericht op het platform toegevoegd. 

Voorkeuren

Hier geef je aan op welke pagina van je omgeving de gebruiker binnenkomt als hij/zij zich inlogt. Je kunt kiezen uit verschillende landingspagina's, afhankelijk wat je afneemt per module. 

• Welke pagina na inloggen: Geef aan op welke pagina je wilt binnenkomen als je in de omgeving inlogt.
• Voorkeurstaal: Vervolgens stel je de voorkeurstaal in. De interface van de gebruiker is beschikbaar in het Engels, Frans, Duits, Spaans of Nederlands. Een gebruiker kan dit zelf ook in het hoofdmenu instellen. 
• Beschikbaarheidsintelling: Kies op welke status je standaard beschikbaar bent als je inlogt op je account. Je kunt de standaard beschikbaarheidsinstelling instellen op 'online' of 'online en beschikbaar voor livechat'. Hierdoor ben je direct online beschikbaar voor chats die binnenkomen via de livechat op jullie website.

AFAS (optioneel)

Indien je hier gebruik van wil maken, bekijk het artikel: Hoe koppel ik AFAS CRM aan mijn omgeving?

Als je alle velden hebt ingevuld klik je op opslaan om de nieuwe gebruiker aan te maken.

 

Stuur gebruiker nieuwe activatielink (bestaande gebruiker)

Dit is alleen mogelijk voor gebruikers met de beheerdersrol.

Zoek de gebruiker op van degene je het e-mailadres wilt controleren en klik op het potloodje (zie onderstaand icoon). Controleer onder het kopje 'Gebruikersinformatie' het volgende:

• Is het juiste e-mailadres ingevuld?
• Is de checkbox 'Verstuur omgevingsinformatie per e-mail' aangevinkt?

Scrol vervolgens naar beneden en klik op 'Opslaan'.

Geen activatielink ontvangen?
Wanneer je bovenstaande stappen hebt ondernomen en de gebruiker heeft geen activatielink ontvangen, dan is er hoogstwaarschijnlijk iets anders aan de hand.

Het kan zijn dat de e-mails in Spam inbox zijn ontvangen, of dat de e-mails intern geblokkeerd worden. Raadpleeg hiervoor je netwerkbeheerder.

 

Bewerken gebruiker

De gegevens van een bestaande gebruiker pas je aan door op het potlood naast de gebruikersnaam te klikken. De aanpassingen die je doet gaan van kracht als je onderaan op Opslaan klikt.

Helaas is het niet mogelijk om de naam van een gebruiker te wijzigen.

 

Verwijderen gebruiker

Een bestaande gebruiker verwijder je uit de omgeving door naast de gebruikersnaam op het prullenbakje te klikken. Let op! Indien je een gebruikersnaam verwijderd zullen de webcare-acties ook verwijderd worden, zoals ingeplande publicaties zullen dan niet gepubliceerd worden. Kijk goed of er geen ingeplande publicaties zijn van de gebruikersnaam, voordat je een gebruikersnaam verwijderd.

 

Toegang verlenen / ontzeggen

Mocht je een gebruiker tijdelijk geen toegang willen geven tot Engage dan gebruik je daarvoor het groene vinkje. Bij de gebruikersnaam komt een rode kruisje te staan. Het is voor deze gebruiker dan (tijdelijk) niet meer mogelijk om in te loggen. Indien je de gebruiker weer toegang wil geven, klik je op het rode kruisje. De gebruiker heeft dan weer toegang tot Engage.

Gebruiker geblokkeerd?
Na drie keer inloggen wordt een gebruiker door het systeem geblokkeerd. Om een gebruiker te deblokkeren klik je op het rode kruisje naast te gebruiker en verleen je opnieuw toegang. Dit is alleen mogelijk voor gebruikers met de beheerdersrol.