Op de pagina Instellingen > Rollen beheer je de rollen die je aan de gebruikers binnen deze omgeving kan toekennen.
Rol aanmaken
Stap 1: Klik rechtsboven in je scherm op je naam. Klik vervolgens op 'rollen'.
Stap 2: Klik vervolgens rechtsboven op 'nieuwe rol aanmaken' en voer de gewenste naam van de rol in.
In het veld met e-mailadressen en mobiele telefoonnummers vul je optioneel de gegevens in van de gebruikers van deze rol. Als er een algemeen e-mailadres van al deze gebruikers is kun je dat in plaats van de persoonlijke e-mailadressen gebruiken.
Als een bericht in de omgeving aan deze rol wordt toegekend wordt er een mail en een sms naar deze e-mailadressen en mobiele nummers verstuurd.
Stap 3: Vink per onderdeel aan van welke opties deze rol gebruik mag maken.
- IP adres whitelisting: om gebruikers alleen toegang te geven vanaf een bepaalde locatie (alleen vanaf de werklocatie bijvoorbeeld) kun je een IP adres toevoegen onder het kopje 'IP adres whitelisting'. Let op! Als je collega's thuiswerken, is het noodzakelijk om ook het IP-adres van hun thuislocatie hieraan toe te voegen.
- Rol beheren: klik op de blauwe knop ‘Nieuwe rol aanmaken’ om een rol aan de omgeving toe te voegen. Voorzie de rol van een naam.
- Algemeen:
- Hier geef je aan of de rol mag 'deelnemen aan de chat'. Deze vindt rechtsonder in het scherm terug in het donkerblauw. Daarnaast geef je aan of de rol notificaties mag verwijderen. Een notificatie wordt rechtsboven onder het belletje getoond als er bijvoorbeeld een bericht aan jou of je rol wordt toegekend of als social media account opnieuw gekoppeld moet worden.
- Engage biedt op verschillende plekken de mogelijkheid om URL links te verkorten. De zogenaamde link verkorter (of bit.ly) is ook zichtbaar te maken naast de verschillende modulen in het hoofdmenu (zie onderstaande). Om dit te activeren selecteer je de derde checkbox 'Toon link verkorter in hoofdmenu'.
- Met de optie 'toegang tot alle gebruikersinstellingen' krijg je onder de instellingen 3 extra pagina's waarop je ziet welke rollen toegang hebben tot welke rapportages, wie welke Webcare profielen kan inzien en wie welke wijzigingen per zoekopdracht heeft gedaan.
- Tot slot met het recht 'Inloggen in mobiele app' geef je een rol toegang tot het gebruiken van OBI4wan app om 'on the go' webcare berichten te kunnen afhandelen. Je kunt deze app vinden in de Play store of de Apple store.
- Webcare: onder Webcare kun je per functionaliteit aangeven of een rol daarmee mag werken. Een rol mag bijvoorbeeld reageren, retweeten en berichten aan anderen toekennen maar mag niet de webcareprofielen beheren. Dat wil zeggen dat ze in Webcare niet zelf nieuwe profielen mogen aanmaken of de instellingen van bestaande profielen mogen aanpassen.
- Rapporten: als je een rol alleen toegang wilt geven tot het inzien van rapporten dan dien je alleen ‘Toegang tot rapporten’ aan te vinken. Als je een rol volledig toegang wilt geven om zelf rapporten aan te maken en aan te passen dan vink je alle rechten aan. Eventueel kun je ‘Rapporten verwijderen’ uitvinken om ervoor te zorgen dat er niet per ongeluk een rapport wordt verwijderd.
- Account statistieken: er is één recht voor de account statistieken. Iemand mag deze statistieken dus wel of niet inzien. Als het recht aanstaat kan een gebruiker bovenin de witte menubalk, rechts naast rapporten, naar 'Accounts' navigeren'. Onder Accounts staan statistieken van alle gekoppelde social media accounts. Hier vind je het aantal geplaatste en ontvangen berichten, de impressies op Facebookberichten en het bereik van Twitter berichten etc.
- CRM: het CRM is de plek waar je informatie aan contacten kunt toevoegen en inzien. Op deze plek kun je gegevens en conversaties van dezelfde klant, die op verschillende platformen heeft plaats gevonden, makkelijk samenvoegen en inzien. Je kunt aangeven of de gebruikers van deze rol alleen toegang krijgen, ook (social media) accounts aan contacten mogen toevoegen aan het CRM en eventueel ook verwijderen.
- Publiceren: de rechten onder Publiceren geven aan wat een rol wel en niet mag doen bij het publiceren van berichten of berichten mag aanpassen via de kalender. Vanuit publiceren plaats je berichten op de gekoppelde social media accounts (Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn). Naast de algemene instellingen kun je ook per onderdeel de juiste rechten geven. Onder het kopje 'kalender' kun je de rechten aanvinken voor de rol die naar Publiceren > Kalender gaat. Bij 'Nieuw bericht - scherm' gaat het om de rechten bij Publiceren > Nieuw bericht. De rechten voor 'Contentbibliotheek' geldt als je eerder gepubliceerde content eenvoudig wilt hergebruiken.
- Zoeken: het recht ‘Filters instellen en aanpassen tijdens het zoeken’ geeft aan dat je bij het snelzoeken (vergrootglas rechtsboven) de filterbalk kunt uitklappen en deze filters kunt gebruiken. Door de filters in de filterbalk te gebruiken kun je gerichter zoeken. De filters die in de filterbalk zitten zijn; sentiment, bronsoort, case owner, tags, webcare status en groepen. Het recht ‘Alerts op zoekopdrachten instellen’ geeft aan dat je via Instellingen > Zoekopdrachten een belletje naast de zoekopdracht ziet staan waarmee je per zoekopdracht een alert kunt instellen. Een alert ontvang je via een e-mail of sms bericht. Een voorbeeld van een alert is dat je bij elk nieuw binnenkomend bericht een melding ontvangt.
- Instellingen: onder het kopje ‘Instellingen’ geef je aan of een rol rechten heeft om bij de instellingen van de omgeving te mogen. Alle instellingen zijn voor de beheerder zichtbaar als je met je muis rechtsboven over je naam gaat. Niet alle instellingen hebben evenveel consequenties. Als je een rol rechten geeft om bij Bronnen te mogen kunnen ze handmatig Facebook pagina’s toevoegen. Als je een rol rechten geeft om bij Gebruikers te mogen kunnen ze nieuwe gebruikers aan de omgeving toevoegen, of bestaande gebruikers uit de omgeving verwijderen. Dit heeft veel meer consequenties dan het toevoegen van een Facebookpagina
Stap 4: Klik linksonder op 'opslaan' om je rol te bewaren.
Rol aanpassen
Via Instellingen > Rollen zie je de lijst met alle rollen die in de omgeving zitten.
Rechts naast de naam van de rol klik je op het potloodje om de rol te openen. Vink de rechten die je wilt wijzigen aan of uit en klik onderaan op opslaan.
Let op! De gebruikers die met deze rol werken moeten uit- en inloggen om de wijzigingen te zien.
Rol verwijderen
Via Instellingen > Rollen kun je een rol verwijderen door rechts naast de rol op het prullenbakje te klikken.
Als je achter de rol een poppetje met een pijltje ziet staan weet je dat er nog gebruikers met deze rol zijn. Klik op het poppetje om het dropdown met alle gebruikers te openen.