Door middel van een workflow kun je een collega je bericht laten goed keuren, voordat deze daadwerkelijk verstuurd wordt.
Met een workflow stel je in dat een collega jouw bericht eerst moet controleren en goedkeuren voordat het bericht geplaatst wordt. Een workflow gebruik je in de modules Webcare en Publiceren. Na het lezen van dit artikel weet je hoe je een bericht in een workflow plaatst.
Nieuwe workflow aanmaken
Stap 1: Klik rechtsboven op je naam en klik vervolgens op 'Workflow'. Een nieuw venster wordt geopend.
Stap 2: Algemene gegevens: Geef de Workflow een duidelijke naam en eventueel een omschrijving. Het is mogelijk meerdere Workflows te gebruiken binnen OBI Engage.
Stap 3: Toepasbaar op: Selecteer de rol en geef hiermee aan wie de mogelijkheid krijgt een bericht in een Workflow te plaatsen. Heb je nog geen rol aangemaakt, klik dan hier om te lezen hoe je een rol aanmaakt.
Stap 4: Toepassing: De workflow is zowel in de module Webcare als in Publiceren in te stellen. Selecteer de module(n) welke in jouw situatie van toepassing is.
Stap 5: Goedkeuring: Selecteer de rol welke goedkeuring dient te verlenen, voordat het bericht daadwerkelijk verzonden of geplaatst mag worden.
Stap 6: Klik linksonder op opslaan.
Workflow in de module Webcare
Zodra de Workflow staat ingesteld zien de gebruikers op wie de Rol van toepassing is een andere knop onder het reactieveld in Webcare, en onder het berichtenveld bij Publiceren. In plaats van de blauwe knop 'Reageer' staat er 'Vraag goedkeuring'.
Bericht in de workflow plaatsen
De medewerker die een reactie heeft getypt klikt op deze knop zodat de medewerker met de Rol die het bericht moet goedkeuren een melding krijgt dat er een bericht klaar staat die gekeurd moet worden. Daarnaast wordt er een e-mail verstuurd naar het e-mailadres dat bij de goedkeuringsrol staat ingevuld.
Stap 1: Klik linksboven in de menubalk op de module Webcare. Klik op het bericht waar je op wilt reageren.
Stap 2: Rechts naast het bericht opent de conversatie stream en type jouw webcare reactie.
Stap 3: Klik vervolgens rechtsonder je reactieveld op de blauwe knop ‘Vraag goedkeuring’. De collega die het bericht dient goed te keuren krijgt rechtsboven bij het belletje een notificatie. Als er bij de rol waar de collega mee werkt een e-mailadres is ingevuld wordt er ook een mail verstuurd.
Bericht in de workflow goedkeuren
Als er een workflow bericht binnenkomt die goedgekeurd moet worden kun je via de mail of via de omgeving het bericht openen. Als je in de omgeving zit zie je rechtsboven een notificatie dat er een bericht klaar staat ter goedkeuring.
Als je het bericht opent, zie je de reactie van de medewerker in het reactieveld staan. Deze reactie kun je nog aanpassen. Zodra de reactie naar wens is klik je op ‘Bericht goedkeuren en versturen' om de reactie te daadwerkelijk te plaatsen.
Let op: Als er een bericht in de workflow staat en de contactpersoon heeft ondertussen een nieuw bericht verstuurd dan zal de reactie van de medewerker niet meer zichtbaar zijn, omdat de reactie misschien niet gepast zal zijn bij het nieuwe bericht.
Bericht in workflow plaatsen in de module Publiceren
Om in de module Publiceren met een workflow te werken moet de workflow eerst worden ingesteld. In dit artikel leggen we uit hoe je dit instelt.
Stap 1: Klik linksboven in de menubalk op de module Publiceren. Je komt op de contentkalender uit.
Stap 2: Hier klik je linksboven in de donkerblauwe menubalk op de plusknop. Je komt nu op de pagina waar je het bericht opmaakt.
Stap 3: Kies het account en stel het bericht op. Als je klaar bent met het opmaken van het bericht klik je rechtsonder het berichtveld op de blauwe knop ‘Vraag om goedkeuring’.
Het bericht verschijnt in het oranje in de contentkalender en tegelijkertijd ontvangt je collega, die het bericht dient goed te keuren, een melding. Zodra je bericht is goedgekeurd kleurt het bericht blauw in de contentkalender en wordt het bericht geplaatst.
Staat er geen workflow ingesteld op de rol waar je mee werkt? Dan is het mogelijk om deze handmatig te selecteren. Hiervoor klik je onder het berichtveld op de grijze knop ‘Selecteer actie’ en kies je ‘In Workflow zetten’. In het dropdown menu selecteer je de workflow en klik je op de blauwe knop ‘Vraag om goedkeuring’.
Moeten al jouw berichten goedgekeurd worden en wil je een workflow starten? Bekijk dan onderstaande video:
Hoeven niet al jouw berichten goedgekeurd worden, maar wil je toch een workflow aanmaken? Bekijk dan onderstaande video.